Зиак эрхэм Exceler-үүд сайн байцгаануу. Шинэ долоо хоногийн ажлын цаг нилээд урт мэт санагдлаа. Миний хувьд нэг дэхь өдөр туйлын хүнд өдөр байдаг шүү. Өглөө босохоос авахуулаад үдшийн бүрий хүртэл ккк. Яагаад гэвэл хагас бүтэн сайнд амарчихдаг болохоор л амралтын ШОК нь гарахгүй хэцүү байдаг юмөө. Мартсанаас веб сайтанд маань нэг асуудал гарсаан. Тэр нь юу бэ гэвэл И-Мэйл. Та бүхэн манай сайтанд бүртгүүлж, шинэ мэдээлэл тутмыг И-Мэйлээр авахыг хүссэн байх. Гэтэл шинэ мэдээлэл явуулах И-Мэйл-ийн тоо хэтэрсэн байна гээд. Зөвхөн 200 Exceler рүү л Мэйл яваад, бусад Exceler-үүд рүү майл явахаа больчихлоо. Хэрхэн шийдэх ухаанаа олохгүй нэлээд хугацаа өнгөрөөлөө. Веб мастерт хандаж, асуудлыг шийдье гэж бодож байна даа.
За өнөөдрийнхөө нийтлэлээ эхлье. Өнөөдрийнхөө нийтлэлээр Excel программ дахь Name Manager хэрэгслийн талаар та бүхэндээ өгүүлэх болно. Энэ маш чухал хэрэгсэл тул та бүхэн сайтар уншиж ойлгоорой. Энэхүү Name Manager хэрэгсэл нь бидний зохион байгуулж буй “САНХҮҮГИЙН ТАЙЛАН ДАХЬ EXCEL ЗАГВАРЧЛАЛ” семинарт чухал үүрэг гүйцэтгэдэг тул энэ сарын 29, 30 өдрүүдийн семинарт оролцох Exceler-үүд сайтар судлах хэрэгтэй гэдгийг дашрамд дурдъя.
Нүд, мужийн нэр гэж юу бэ?
Аливаа юмс үзэгдэл, обьектив, субьктив бүх зүйл өөрийн гэсэн нэртэй байдаг. Энэ л нэрээр нь тухайн зүйлийг таниж мэддэг. Жишээлбэл Excel программ. Хэн нэгэн нь танаас “Excel програм гэж юу бэ?” гэж асуувал та өөрийнхөө хэмжээнд тус программыг тайлбарлахыг оролдоно. Яг үүнтэй адил зарчмаар Excel программын нүд, муж, томьёонд нэр өгч хадгаладаг. Ингэснээр тухайн нүд эсвэл мужийн талаарх мэдээллийг тухайн нэрнээс олж авах замаар элдэв тооцоолол загварчлалыг боловсруулдаг. Энэ талаар жишээ ашиглан та бүхэнд тайлбарлая.
Бидэнд нэгэн компанийн борлуулагч нар болон борлуулалтын мэдээлэл өгөгдсөн байна.
Дээрх зурагнаас таныг борлуулалтын хэмжээ агуулсан мэдээллийг тодорхойл гэвэл та хэрхэн тодорхойлох бэ? мэдээж та B2:B15 мужийн мэдээлэл борлуулалтын мэдээлэл агуулсан байна гэж тодорхойлно. Яагаад гэвэл энэ мужид борлуулалтын хэмжээ агуулагдаж байна. Тэгвэл бид яагаад B2:B15 мужийг Sale гэж нэрлэж болохгүй гэж. Хэрэв бид энэхүү мужийг Sale гээд нэрлэчихвэл заавал B2:B15 мужид борлуулалтын хэмжээ агуулагдаж байна гэж ярих шаардлагаггүй болно. Зүгээр л Sale мужид гэж ярих болно.
Тэгвэл Excel программ дээр хэрхэн нүд эсвэл мужид нэр өгөх бэ гэсэн асуултанд хариулъя. Нүд эсвэл мужид нэр өгөхдөө дараах хоёр хувилбарын аль нэгийг ашиглаж болно. Үүнд:
- Formula цэсний Name Manager коммандыг ашиглах
- Excel программд дахь Name Box-ийг ашиглах
Дээрх хоёр аргын алийг нь ч ашиглаж болно. Хүрэх үр дүн яг адил. За ингээд дээрх хоёр аргыг хэрхэн ашиглаж, нэр үүсгэх талаар одоо өгүүлье.
Formula цэсний Name Manager коммандыг ашиглах
Энэхүү аргын хувьд дараах дэс дарааллыг баримтлана. Үүнд:
- Муж эсвэл нүдэнд нэр өгөхийн тулд юуны өмнө тухай нүд эсвэл мужийг сонгоно. Манай жишээний хувьд B2:B15 мужийг сонгоно.
- FORMULA цэснээс Name Manager коммандыг өгнө. Дараах зурагт үзүүлэв.
- Үүсэх Name Manager цонхноос New… коммандыг өгч, New Name цонхыг нээнэ. Энэ талаар дараах зурагт үзүүлэв.
- Бид нэр өгөх мужийг урьдчилан сонгосон учраас New Name цонхны Referes to: талбарт бидний сонгосон B2:B15 муж буюу борлуулалтын мэдээлэл агуулагдсан байна. Хэрэв мужийг урьдчилан сонгоогүй бол шууд Refers to: талбараас хулгана ашиглан сонгож болно.
- New Name цонхны Name талбарт борлуулалтын мэдээлэл агуулсан мужийг хэрхэн нэрлэх нэрийг оруулж өгнө. Манай жишээний хувьд Sale гэсэн нэрийг өгсөн.
- Scope талбараас тухай нэрийг одоо ашиглаж буй Workbook-дээ ашиглах уу эсвэл сонгогдсон нэг Sheet-нд ашиглах уу гэдгийг зааж өгнө. Манай жишээний хувьд Workbook гэсэн сонголтыг хийсэн.
- Ингээд OK коммандыг өгөхөд B2:B15 мужийн мэдээлэл Excel программд Sale гэсэн нэрээр хадгалагдах болно. Гэхдээ тухайн Workbook-ний хувьд гэдгийг анхаарах хэрэгтэй. Ингээд л нэр үүсгэх процесс дуусна. Excel программд нэр орсон бол Name Manager цонхонд дараах байдлаар харагдах болно.
Мэдээж нүд эсвэл мужид өгсөн нэрийг засварлах, устгах боломжтой. Үүний тулд Name Manager цонхноос засварлах эсвэл устгах нэрийг сонгоод Edit, Delete коммандуудыг ашиглана.
Excel программд дахь Name Box-ийг ашиглах
Энэ арга бол маш энгийн. Шаардлагатай мужийг сонголоо, Name Box-д нэр орууллаа. Эцэст нь ENTER коммандыг өгнө. Ингээд л нэр үүссэн гэсэн үг. Манай жишээний хувьд Name Box ашиглаж нэр үүсгэх процессийг дараах зурагт үзүүлэв.
Нэрийг хэрхэн ашиглах бэ?
Мэдээж нүд, мужид нэр үүсгэчихээд ашиглахгүй бол ямар ч хэрэггүй зүйл юм. Нэрийг томьёонд ашиглана. Бид нүд, мужид нэрийг ашиглан томьёо бичиж байгаа тохиолдолд бидэнд мөр баганын индекс ямар ч хэрэггүй болно гэсэн үг. Жишээлбэл бид өгөгдсөн мэдээллээс нийт борлуулалтын хэмжээг тодорхойлоё. Хэрэв бид нэр ашиглаагүй бол дараах байдлаар томьёо бичигдэнэ.
Өөрөөр хэлбэл B2:B15 мужийг ашигласан томьёо бичих болгондоо тухайн мужийг курсороор сонгоно гэсэн үг. Гэтэл бид B2:B15 мужид Sale гэсэн нэр өгсөн учраас томьёо дараах байдлаар бичигдэнэ.
Өөрөөр хэлбэл бид борлуулалтын хэмжээ ашиглах томьёо бичих тоолондоо B2:B15 мужийг сонгох шаардлагагүй боллоо. Зүгээр л Sale гэж бичихэд л хангалттай. Sale гэсэн үг B2:B15 мужийг төлөөлж байна гэсэн үг юм. За тэгвэл одоо борлуулагч нар буюу A2:A15 мужий мэдээлэлд Saler гэсэн нэрийг өгье. Үүний дараагаар ноён Smith-ийн борлуулалтын хэмжээг тодорхойлоё.
Хэрэв бид нэр ашиглаагүй бол дараах байдлаар томьёо бичигдэнэ.
Бид нэр ашигласан болохоор дээрх томьёо дараах томьёонд хөрвөнө.
Гэх мэтчилэнгээр Name Manager-ийг томьёонд түлхүү ашигладаг. Мөн томьёонд ашиглахаас гадна Excel программын бусад хэргсэлүүдэд ашиглаж болдог. Жишээлбэл Data Validation, Filter, PivotTable гэх мэт олон хэрэгсэлүүдэд ашиглаж болдог. Нэрийг гол төлөв загварчлалд өргөн ашигладаг гэдгийг нийтлэлийн өмнө дурдсан билээ. Хэдийгээр жишээнд ашигласан Name Manager нь энгийн мэт санагдавч, Excel программын хэрэглээнд маш чухал үүрэг гүйцэтгэдэг.
Сэтгэгдэл үлдээх