Төлбөрийн нэхэмжлэл буюу Mayagt-XL загварын танилцуулга

Өнөөдөр та бүхэндээ манай сайтаас боловсруулсан Mayagt-XL загварын талаар танилцуулах болно. Уул нь энэ загварыг 2021 оны 6 сард Invoice Manager загварыг сайжруулж хийсэн юм. Уг загварын талаар танилцуулга нийтлэл бичсэн боловч яг түүнтэй зэрэгцээд сайт маань халдлагад өртөж, сүүлд оруулсан нийтлэлүүд маань бүгд устчихсан. Тэгээд та бүхэн энэ загварын талаар төдийлөн сайн мэдээлэлгүй өнгөрсөн байх гэж бодож байна. Энэхүү Mayagt-XL загвар маань өмнөх Invoice Manager загварыг бодвол илүүр үр ашигтай, илүү автоматжсан хувилбар болсон. Би ч гэсэн өдөр тутмын үйл ажиллагаандаа энэ загварыг ашиглаад бүр хэвшичихлээ. Ингээд та бүхэнд загварынхаа талаар танилцуулая.

1. Загвар боловсруулах хэрэгцээ шаардлага:

Миний бие энэхүү загварын өөрийн хэрэгцээ шаардлагад тулгуурлан боловсруулсан юм. Миний хувьд нэхэмжлэх бичих процесс нэлээдгүй гар ажиллагаа шаардсан ажил мэт санагдаад байдаг. Эсвэл нэхэмжлэхийн маягт нь олдохгүй энд тэндэхийн эрээвэр хураавар маягтууд дээр нэхэмжлэх бичдэг. Харахад өнгө үзэмж муутай нэг л болихдуу маягтууд харагдаад байдаг. Нөгөө талаас байгууллагууд ихэвчлэн файл хэлбэрээр нэхэмжлэх авдаг болчихсон чинь нэхэмжлэх бичих үндсэн ажил дээр сканердах, мэйлдэх ажилбарууд давхар нэмэгдээд ирсэн. Ийм учраас энэ асуудлыг яаралтай автоматжуулахгүй бол ганц нэхэмжлэх явуулах гэж хамгийн багадаа 20, 30 минут зарцуулах төлөвтэй болсон. Ингээд л Mayagt-XL загвараа боловсруулах ажлаа эхэлсэн дээ. Эндээс дүгнэхэд нэхэмжлэх бичих үед дараах цагууд үр ашиггүй зарцуулагдаж байдаг. Үүнд:

1. Тэр болгон бэлэн Excel маягт байдаггүй болохоор хэн нэгнээс бэлэн нэхэмжлэлийн загвар байна уу? гээд энэ тэндээс сураглаад хугацаа нэлээд алддаг. Эсвэл интернэтээс бэлэн нэхэмжлэлийн загвар хайгаад явчихдаг.
2. Арай гэж нэхэмжлэлийн маягт олчихолоо гэхэд олсон нэхэмжлэлийн загвар маань хэлбэр дизайн, хэвлэх форматын хувьд шууд ашиглах боломжгүй дахин боловсруулалт хийх хэрэгцээ шаардлага гардаг. Түүнийг засаж залруулах, хэвлэх форматанд оруулах гэж нэлээдгүй хугацааг зарцуулдаг.
3. За ингээд нэхэмжлэлийн утга агуулга, мэдээллийг гараар оруулж өгдөг. Нэг удаагийн нэхэмжлэх бол яахав гүрийж байгаад нэхэмжлэлд шаардлагатай мэдээллүүдийг гараар оруулчихаж болно. Гэтэл компанийн байнгын үйл ажиллагаатай холбогдож олон байгууллагууд руу нэг утгатай нэхэмжлэх явуулах үед тэр болгоныг гараар нэг бүрчлэн бичнэ гэдэг маш их хугацааг зарцуулах шаардлага гарна.
4. Нэхэмжлэхийн утгыг оруулсны дараа захиралаар гарын үсэг зуруулах, тамга тэмдэг дарах гээд муур хулганын ажил эхлэнэ. Захирал байхгүй, эсвэл ерөнхий нягтлан байхгүй бол хүлээх ажил үүснэ. Үүний улмаас мөн л цаг хугацаа урсана.
5. Одоо үед байгууллагууд нэхэмжлэхийг файлаар авдаг болчихсон. Иймээс нөгөө боловсруулсан нэхэмжлэхээ скайнардаж, файл хэлбэртэй болгоно. Энэ үед бас л техникийн үйл ажиллагаатай холбоотой бас л цаг хугацаа алдана.
6. За тэгээд эцэст нь нөгөө файлаа харилцагч байгууллага ругаа мэйлээр явуулна.

Өнөө үед ганц нэхэмжлэх явуулах гэж иймэрхүү процессийг бид хийж гүйцэтгэдэг. Тэгэхээр миний гол зорилго бол энэ их механик үйлдлийг Excel загвар ашиглаж хялбаршуулах, автоматжуулах явдал юм.

---

2. Mayagt-XL загвар VS Inovie Manager загвар

Бид Invoice Manager загварыг 2019 онд анх та бүхэнд танилцуулж байсан билээ. Хэдийгээр тус загвар нь нэхэмжлэх бичих процессийг тодорхой хэмжээнд хялбарчилж байсан хэдий ч хэд хэдэн дутагдалтай талуудтай байсан. Тодруулбал Invoice Manager загвар нь ганцхан компанийг төлөөлж төлбөрийн нэхэмжлэл үүсгэх боломжтой. Мөн өмнө нь бичигдэж байсан нэхэмжлэлийн утгуудыг хадгалах боломжгүй. Нэхэмжлэхийг заавал шинээр дахин бичих шаардлагатай байдаг зэрэг хэд хэдэн дутагдалтай талуудтай байсан. Харин бид Mayagt-XL загварыг хөгжүүлсэнээр дээрх дутагдалтай талуудыг арилгаж, нэхэмжлэх бичих процессийг илүү уян хатан, автоматжуулсан хэлбэрт шилжүүлсэн.

---

3. Mayagt-XL загвар

Бидний боловсруулсан Mayagt-XL загвар нь байгууллагын төлбөр тооцооны бичиг баримт болон нэхэмжлэх боловсруулах зориулалт бүхий Excel загвар юм. Энэхүү загвар дээр төлбөр тооцоонд оролцогч байгууллагуудын нэр, хаяг, холбоо барих суваг зэргийг автоматаар оруулах, нэхэмжилж буй бараа материал, ажил үйлчилгээний төлбөрийг автоматаар үүсгэх, нэгэнт бэлэн болсон нэхэмжлэлийг PDF файл хэлбэрт шилжүүлэх зэрэг үйлдлүүдийг хийдэг. Invoice Manager загвар нь Excel 2010, түүнээс дээш бүх хувилбаруудад  2016, Excel 2019 хувилбарууд дээр ажиллана.

---

Mayagt-XL загварын цэсний танилцуулга

Mayagt-XL цэс нь одоогийн байдлаар 9 коммандыг агуулж байна. Цаашид эдгээр коммандууд нь санхүүгийн маягтын төрлөөр нэмж баяжуулах төлөвлөгөөтэй байна. Эдгээр коммандуудын талаар одоо та бүхэндээ танилцуулая.

1. Add Row: Нэхэмжлэхийн маягтны бараа бүтээгдэхүүн, ажил үйлчилгээний төлбөр нэхэмжлэх хэсэгт мөр нэмнэ.

1. Delete Row:Нэхэмжлэхийн маягтны бараа бүтээгдэхүүн, ажил үйлчилгээний төлбөр нэхэмжлэх хэсгээс мөр хасна.
2. Save PDF Document: Бэлэн болсон төлбөрийн нэхэмжлэхийг зааж өгсөн байршилд PDF хэлбэрээр хадгална.
3. Print Document: Бэлэн болсон төлбөрийн нэхэмжлэхийг хэвлэж, цаасан хэлбэрт шилжүүлэх үйлдлийг хийнэ.
4. Invoice Template: Excel программ дээр ашиглахад бэлэн төлбөрийн нэхэмжлэхийн маягтыг гаргаж ирнэ.
5. Zarlaga Template: Энэ комманд одоохондоо ажиллах боломжгүй байгаа. Цаашид энэ комманд дээр дарахад бэлэн зарлагын падааны маягт үүсэх болно.
6. Document Locker: Энэхүү загвар маань олон компанийн төлбөрийн нэхэмжлэх маягтыг хөтөлж явуулах боломжтой загвар юм. Иймээс шинээр компанийн мэдээлэл оруулах үед энэ коммандаар мэдээлэл оруулах хэсгийн хамгаалалтыг арилгаж оруулдаг. Мэдээлэл оруулсны дараа уг коммандыг дахиж өгөхөд шинээр орууулсан компанийн мэдээлэл хадгалагдах болно.
7. Document Protercter:Нэхэмжлэхийн маягт болон компаниудын хамгаалалтнаас гарсан мэдээллийг буцааж хамгаалалтанд авна.

1. Caller: Excel программд Mayagt-XL цэсийг идэвхжүүлж, ашиглахад бэлэн болгоно.

---

Invoice.xlsx файлын танилцуулга

Тус файл нь Info, Data, Invoice гэсэн 3 sheet-нээс бүрдэнэ. Mayagt-XL загварт эдгээр 3 sheet нь хэрхэн оролцох талаар одоо та бүхэндээ тайлбарлая. Үүнд:

Info sheet: Энэхүү загвар нь зөвхөн нэг компанийн төлбөрийн нэхэмжлэлийг үүсгэдэг гэж ойлгож болохгүй. Нийтдээ 30 компанийн нэрийн өмнөөс төлбөрийн нэхэмжлэх үүсгэх боломжтой юм. Өөрөөр хэлбэл Info sheet-нд төлбөрийн нэхэмжлэл бичих компаниудын нэрс болон хаяг байршлыг оруулж өгнө. Ингэснээр тухайн жагсаалтанд хамаарах компаниудын өмнөө төлбөрийн нэхэмжлэл үүсгэж болно. Энэ талаар дараах зурагт үзүүлэв.

Data sheet: Энэ хуудсанд бараа, ажил үйлчилгээний төрөл, үнэ ханш, огноо, төлбөр төлөгч талын хаяг байршил, холбоо барих утасны дугаар зэрэг мэдээллийг оруулна. Энэ хуудсанд оруулсан мэдээллийг хадгалах замаар мэдээллийн сан үүсгэнэ. Учир нь өмнө бичсэн нэхэмжлэхтэй ижил агуулгатай нэхэмжлэх бичих шаардлагатай болвол мэдээллийн санд агуулагдах өгөгдлөөс шууд автоматаар нэхэмжлэх үүсгэх боломж бүрдэх юм. Энэ талаар дараах зурагт үзүүлэв.

Invoice sheet: Энэ хуудсанд сангийн яамнаас баталсан формат бүхий нэхэмжлэхийн загвар агуулагдана. Тус нэхэмжлэхийн загварт сонгосон компанийн тамга тэмдэг, эрх бүхий ажилтны гарын үсэг зэрэг нь автоматаар үүсдэг. Үүнийг бид Info хуудсанд мэдээлэл оруулахдаа загварт тохируулж өгдөг. Иймээс бидэнд тухайн компанийн тамга тэмдэг, гарын үсэг бүхий зурган мэдээлэл шаардлагатай байдаг. Энэ талаар дараах зурагт үзүүлэв.

---

Төлбөрийн нөхцөл

Mayagt-XL загварыг 50,000 төгрөгөөр худалдаж байна. Энэ нь нэг компьютерт ашиглах Mayagt-XL загварын үнэ юм. Mayagt-XL суулгасан тухайн компьютер дээр нийт 30 компанийн нэхэмжлэх үүсгэх боломжтой. Тодруулбал тухайн Invoice файлын Info хуудсанд компанийн мэдээллийг оруулж, тухайн компани дээр нэхэмжлэх үүсгэх боломжтой болно.

Хөнгөлөлт ба бусад нөхцөл

• Хэрэв та Mayagt-XL загварын өмнөх хувилбарыг ашиглаж байгаа бөгөөд одоо ашиглаж буй хувилбараа шинэчлэхийг хүсвэл зөрүү үнийн зөрүүг төлж Mayagt-XL загварын сүүлийн хувилбарыг худалдан авах боломжтой.
• Хэрэв та нэг өдөрт 3 ба түүнээс дээш хэмжээний копмьютерт тус загварыг худалдаж авсан нөхцөлд нэгжийн үнийг 40,000 төгрөгөөр тооцож, худалдан борлуулна.

Mayagt-XL загварт лицензийн хугацаа гэж байхгүй. Харин үйлчилгээний шимтгэл авна. EXCEL.mn сайтаас дараах тохиолдолд төлбөртэй үйлчилгээг үзүүлнэ. Үүнд:

1. Хэрэглэгч ашиглаж буй Mayagt-XL загвартай буруу ажилласнаас шалтгаалж эвдэх, тооцооллыг буруу гаргадаг болгох зэргийг засаж, залруулах үед үйлчилгээний шимтгэл авагдана. Гэхдээ эхний 15 хоногийн хугацаанд ямар нэгэн алдаа гарсан тохиолдолд үнэ төлбөргүй засварлах үйлчилгээг үзүүлнэ.
2. Загварыг ашиглаж буй тухайн компьютерийг форматалсан тохиолдолдMayagt-XL цэс ажиллахгүй болдог. Энэ тохиолдолд Mayagt-XL цэсийг ажиллагаатай болгох үед үйлчилгээний шимтгэл авагдана.

Үйлчилгээний нэг удаагийн төлбөр 20,000 төгрөг байна.

Анхааруулга: Хэрэв та уг загварыг худалдан авахыг хүсвэл түүнийг ашиглах компьютерийг сайтар судалж сонгоорой. Учир нь тухайн компьютерт суулгасан Mayagt-XL загварыг өөр компьютерт шилжүүлэн суулгах үйлчилгээ байхгүй бөгөөд дахин шинээр худалдан авах шаардлагатай болдог. Иймээс та тус загварыг суулгах компьтероо сайтар судалж сонгоорой.

---

Бидэнтэй холбогдох

Mayagt-XL загвартай холбоотойгоор биднээс асууж тодруулах зүйл гарвал доорхи И-Мэйл хаяг болон утсаар холбогдоорой.

1. И-Мэйл хаяг 1: info@excel.mn

2. И-Мэйл хаяг 2: excelmetrics@gmail.com

3. Харилцах утас №: 8888-0946

3. Facebook Page: www.facebook.com/excelmetrics