Төлбөрийн нэхэмжлэл буюу Invoice Manager загвар шинэчлэгдлээ

Зиак оройн мэнд залуучууд. Мөн хөл хориотой өдрүүдийн мэндийг хүргэе. Короно вирусын тархал улам бүр нэмэгдээд байгаа учраас миний бие бараг гэрээс гарахгүй байгаа. Нөхцөл байдал улам л хүндрээд байна. Та бүхэн маань ч гэсэн аль болох хүн амьтантай биечилж уулзахгүй байхыг хичээгээрэй. Миний хувьд нэгэнт гэртээ карантилж байгаа учраас цаг зав ер нь гайгүй байна. Иймээс энэ цаг завыг ашиглаад өмнө хийсэн загваруудаа сайжруулж, шинэчлэх ажилуудыг нэлээдгүй хийлээ. Ингээд өнөөдрийнхөө нийтлэлээр хамгийн сүүлд сайжруулж, шинэчилсэн загварынхаа ажиллагааг та бүхэндээ танилцуулая. Энэ бол Invoice Manager хэмээх төлбөрийн нэхэмжлэх бичдэг Excel загвар юм.

Манай нягтлангуудад өдөр тутам тулгардаг нэг асуудал бол төлбөрийн нэхэмжлэх бичих явдал юм. Зарим нэг нягтлангууд маань өөрийн гэсэн төлбөрийн нэхэмжлэх бичдэг Excel загвартай байдаг бол зарим нягтлангууд маань интернэтээс төлбөрийн нэхэмжлэхийн загвар шууд татаж, тухай бүр нь төлбөрийн нэхэмжлэхээ бичдэг. Төлбөрийн нэхэмжлэх бичихэд хөөрхөн хугацаа зарцуулдаг тул миний бие энэ асуудлыг шийдэхээр Invoice Manager гэсэн загварыг анх боловсруулсан болно. Нөгөө талаас Covid19 цар тахлын улмаас бүхий л санхүүгийн харилцааны бичиг баримтууд онлайн хэлбэрт суурилан явагдаж байна. Энэ нөхцөл байдалд бид санхүүгийн бичиг баримтыг аль болох хялбаршуулж онлайн горимд шилжүүлэх хэрэгцээ шаардлага үүсээд байна.

За ингээд юуны өмнө та бүхэн гараар нэхэмжлэх бичих процесс болон загвар ашиглаж нэхэмжлэх бичих процессыг дараах хүснэгтэнд харьцуулж үзүүлэв. Эндээс та бүхэн гараар нэхэмжлэх бичих нь ямар их ажиллагаатай болохыг харах болно.

Гар аргаар нэхэмжлэх Invoice Manager-р нэхэмжлэх
Компьютероосоо нэхэмжлэхийн загварыг хайж олно. Нэхэмжлэхийн мэдээллийг автоматаар оруулна.
Нэхэмжлэхийн бүхий л мэдээллийг гараар бичиж оруулна. Save PDF коммандыг өгнө.
Нэхэмжлэхийг хэвлэж гаргана. Нэхэмжлэхийг мэйлдэнэ.
Нягтлан өөрийн гарын үсэг зурна.
Нэхэмжлэх дээр захиралын гарын үсгийг зуруулна.
Гарын үсэгтэй нэхэмжлэхийг тамгална.
Бэлэн болсон нэхэмжлэхийг сканердаж, компьютерт оруулна.
Нэхэмжлэхийг мэйлдэнэ.  


Invoice Manager загвар хэнд зориулагдав

Invoice Manager загвар нь эдийн засаг, мөнгө санхүүгийн харилцаанд орж байгаа бүхий л хувь хүн, хуулийн этгээдүүдэд (жижиг, дунд, том аж ахуй нэгжүүд) зориулагдсан загвар юм. Хэрэв та өөрийн нэхэмжлэх бичих процессоо хараахан автоматжуулж чадаагүй байгаа бол бидний боловсруулсан энэхүү загварыг маань ашиглаад үзээрэй. Энэ загвар маань таны санхүүгийн бичиг баримт боловсруулахад ажилд тань үнэнч туслах, анд нөхөр тань болно гэдэгт миний бие туйлын итгэлтэй байна. Invoice Manager загвар маань ашиглахад маш хялбар учраас таны сэтгэлд нийцнэ гэдэгт итгэлтэй байна.


Invoice Manager загварын хүчин чадал

Invoice Manager  тооцолол хийх зориулалттай загвар биш учраас компьютерийн ачаалал нээх шаардахгүй. Хүчин чадал гэсэн ойлголт бараг ашиглагдахгүй гэж бодож байна. Гэхдээ загвар л юм чинь тодорхой хэмжээний хязгаарууд байгаа билээ. Энэхүү загвар маань нийт 30 хүртэл аж ахуй нэгжийг төлөөлж харилцагч байгууллагуудад нэхэмжлэх явуулах боломжтой. Мөн 5000 хүртэл бараа ажил үйлчилгээ, байгууллагын мэдээллийг архив байдлаар хадгалах боломжтойгоор хийгдсэн. Нэхэмжлэхийн мөрийн дугаарыг 10 хүртэл тоогоор сунгах боломжтой байдлаар загварыг хийсэн болно.


Загварын бүтэц зохион байгуулалт

Invoice Manager загвар нь үндсэн 3 хэсгээс бүрдэнэ. Үүнд:

  1. Удирдлагын хэсэг буюу Mayagt-XL цэс.
  2. Мэдээлэл болон нэхэмжлэхийн загвар агуулсан үндсэн Excel файл.
  3. Тамга тэмдэг, гарын үсэг бүхий зурган файл.

Удирдлагын хэсэг: Загварын энэ хэсэг нь Excel Add-Ins форматаар хийгдсэн ба энэ нь Mayagt-XL гэсэн нэртэйгээр Excel программын Home Ribbon-ийн хажууд байрлана. Энэ хэсэгт агуулагдах коммандууд нь нэхэмжлэхийн форматад мөр, хасах, нэхэмжлэх PDF форматаар хадгалах, хэвлэх гэх мэт үйлдлийг хийх үүрэгтэй.

Mayagt-XL цэсэн дэхь удирдлагын коммандуудын товч тайлбар:

  1. Add Row: Энэ коммандыг 2 үйлдлийг гүйцэтгэхэд ашиглана. Уг коммандыг Data хуудсанд ашигласан тохиолдолд сонгосон бараа үйлчилгээний мэдээллийг загварын Invoice хуудасны нэхэмжлэхийн загварт оруулна. Харин Invoice хуудсанд ашигласан нөхцөлд нэхэмжлэхийн загварын бараа үйлчилгээний мэдээлэл оруулах хэсэгт шинэ мөр нэмэх үйлдлийг хийж гүйцэтгэнэ.
  2. Delete Row: Энэ комманд нь Invoice хуудасны нэхэмжлэхийн загварын бараа үйлчилгээний мэдээлэл оруулах хэсгээс мөр устгах үйлдлийг хийж гүйцэтгэнэ.
  3. Save PDF Document: Энэ комманд нэрнээсээ л ойлгомжтой байгаа байх. Бэлтгэсэн нэхэмжлэхийг PDF форматаар зааж өгсөн байршилд хадгалах үйлдлийг хийж гүйцэтгэнэ. Зааж өгсөн байршил гэдэг нь Invoice хуудасны дээд хэсэг байрлах зам юм. Энэ талаар дараах зурагт үзүүлэв.

    Байршлыг сонгохдоо байршил заасан уг нүдэн дээр Double Click дарах замаар өөрийн хүссэн байршлыг тодорхойлон өгч болно. Save PDF Document комманд нь зөвхөн нэхэмжлэхтэй холбоотой мэдээллийг PDF форматаар хадгалана.
  4. Print Document: Энэ комманд мөн л нэрнээсээ л ойлгомжтой байна. Бэлтгэсэн нэхэмжлэхийг хэвлэх комманд юм. Нэхэмжлэхийг хэвлэхдээ зөвхөн нэхэмжлэхтэй холбоотой мэдээллийг л хэвлэнэ.
  5. Invoice Template: Энэ комманд нь Invoice Manager хэмжээх Excel файл нээгдээгүй байх үед нээх зориулалт бүхий комманд юм. Уг комманд дээр дарахад Invoice Manager хэмээх Excel файл маань нээгдэх болно.
  6. Zarlaga Template: Энэ комманд нь одоохондоо идэвхгүй байгаа болно. Цаашд зарлагын падаан, орлогын падаан зэргийг автоматжуулах үед уг комманд нь Invoice Template коммандтай ижил үүргийг гүйцэтгэх болно.
  7. Document Locker: Энэ коммандыг 2 үйлдлийг гүйцэтгэхэд ашиглана. Уг коммандыг Info хуудсанд ашигласан тохиолдолд Info хуудсанд шинэ мэдээлэл оруулах, өмнөх мэдээллийг засварлах боломжийг нээнэ. Мөн оруулсан мэдээллийг хамгаалах зэрэг үйлдлийг гүйцэтгэнэ. Харин Invoice хуудсанд ашигласан нөхцөлд уг хуудсанд оруулсан компанийн тамга тэмдэг, гарын үсэг бүхий зурган мэдээллийн хэмжээ болон байршлыг өөрчлөх боломжийг нээж өгдөг.
  8. Document Protecter: Энэ коммандыг бүх хуудсанд ашиглах боломжтой. Уг коммандаар мэдээллийн форматыг засварлах, хамгаалах зэрэг үйлдийг хийхэд ашиглана.
  9. Caller: Энэ коммандаар Mayagt-XL цэсийг идэвхжүүлнэ. Өөрөөр хэлбэл Invoice Manager нэртэй Excel файлыг нээсний дараа уг коммандыг нэг удаа өгөхөд Mayagt-XL цэсний дээрх коммандууд ажиллахад бэлэн болно.

Үндсэн EXCEL файл буюу Invoice Manager Excel файл: Загварын энэ хэсэг нь VBA код агуулсан Excel файл юм. Энэ Excel файл нь үндсэн 3 sheet-нээс бүрдэнэ. Үүнд Info, Data, Invoice гэсэн нэртэй 3 sheet юм. Эдгээр 3 sheet-нээс Info болон Data sheet-нд нэхэмжлэл бичиж буй компанийн мэдээлэл болон нэхэмжлэх хүлээн авах компанийн мэдээлэл, бараа ажил үйлчилгээний үнэ ханшийн мэдээллүүд агуулагдана. Харин Invocie нэртэй sheet-нд нэхэмжлэхийн үндсэн загвар байх ба уг sheet нь Info болон Data sheet-тэй томъёо болон VBA кодоор холбогдсон болно.

  1. Info sheet: Одоо үед ихэнх нягтлангууд дор хаяж 2 ба түүнээс дээш компанийн бүртгэл тооцоог хөтөлж явдаг. Үүнтэй холбоотойгоор олон компанийг төлөөлж харилцагч байгууллагууд руугаа төлбөрийн нэхэмжлэх явуулах шаардлага байнга үүсдэг. Иймээс би Invoice Manager загварын шинэчлэлийг хийхдээ олон компанийн нэхэмлэх үүсгэх боломжтой байдлаар загварчилсан. Шинэчилсэн загварт нийт 30 хүртэл компанийн төлбөрийн нэхэмжлэхийг үүсгэх боломжтой байдлаар загварыг хийсэн болно. Уг компаниудын мэдээлэл Invoice Manager загварын Info sheet-нд агуулагдана. Энэ талаар дараах зурагт үзүүлэв. Доорх зураг сайн харагдахгүй бол уг зураг дээр дарж, томруулан харж болно.
    Invoice Manager загварын өмнөх хувилбар дээр компани лого оруулж өгдөг байсан. Энэхүү шинэчлэлээр загварт компанийн лого оруулдаг хэсгийг арилгаж, цаашид ашиглахгүй болсон. Учир нь уг загварыг ашиглаж байсан хэрэглэгч нар компанийн логог оруулах гэж нэлээдгүй будилж байсан. Нөгөө талаас уг оруулж өгсөн лого нь харагдах байдлын хувьд тийм ч таатай бус харагдаж байсан. Иймээс лого нь загварын хэрэглээний хувьд тийм ч холбогдол биш учраас загварт компанийн логог ашиглахгүй болсон.
    Info sheet-нээс сонгосон компанийн мэдээллийг нэхэмжлэхэд оруулахдаа тухайн компанийн нэр дээр Double Click дарах замаар оруулна. Double Click дарахад тухайн компанийн мэдээлэл Invoice sheet-ний нэхэмжлэгч талын мэдээлэл оруулах хэсэгт орсон байх болно. Энэ талаар дараах зурагт үзүүлэв.

  2. Data sheet: Байгууллагууд ихэвчлэн өөрсдийн үйл ажиллагааны онцлогоос хамаарч харилцагч байгууллагууд руу ижил утгатай нэхэмжлэхүүдийг тодорхой цаг хугацааны давтамжтайгаар явуулдаг. Харилцагч байгууллагууд нь ч мөн ялгаагүй байнгын харилцагч тул явуулж буй нэхэмжлэхэд тухайн байгууллагын мэдээллүүд байнга давтагдан ордог. Тодруулбал байгууллагын нэр, хаяг, утас гэх мэт. Иймээс шинэчилсэн Inovice Manager загварт нэхэмжлэхэд байнга давтагдан ордог бараа бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ, байгууллагын мэдээлэл зэргийг хадгалах зориулалттай Data sheet-ийг шинээр үүсгэж, загварчилсан. Энэ талаар дараах зурагт үзүүлэв. Доорх зураг сайн харагдахгүй бол уг зураг дээр дарж, томруулан харж болно.
    Invoice Manager загварыг хэрэглэгч маань Data sheet-нээс хүссэн бараа үйлчилгээний нэр болон байгууллагын нэр дээр Double Click дарах замаар сонгосон мэдээллийг нэхэмжлэхийн загвар луу автоматаар оруулах боломжтой. Тодруулбал нэхэмжлэхэд бараа бүтээгдэхүүн, ажил үйлчилгээний мэдээлэл оруулахыг хүсвэл Барааны нэр дээр Double Click дарна. Хэрэв нэхэмжлэхэд төлбөр төлөгч талын мэдээллийг оруулахыг хүсвэл Байгууллагын нэр дээр Double Click дарна.


  3. Invoice sheet: Invoice Manager загварын Invoice sheet-нд стандарт нэхэмжлэхийн загварыг оруулж өгсөн болно. Зарим байгууллагууд өөрсдийн үйл ажиллагааны онцлогт тохирулж нэхэмжлэхийн загвартай байдаг. Тэр загвар болгонд тохируулж нэхэмлэхийн загварыг оруулах боломжгүй тул нийтлэг ашиглагддаг нэхэмжлэхийн загварыг Invoice Manager загвартаа оруулж өгсөн болно. Хэрэв та бүхэн өөрсдийн компанийн үйл ажиллагаанд тохируулсан нэхэмжлэхийн загварыг Invoice Manager загварт оруулах шаардлагатай бол бидэнтэй холбогдоорой.
    Уг sheet-нд Info болон Data sheet-ний мэдээллүүд нэгтгэгдэн бидний хүсэн хүлээсэн нэхэмжлэх үүснэ. Хэрэв та нэхэмжлэхэд мөр нэмэх бол Mayagt-XL цэснээс Add Row коммандыг өгнө. Хэрэв та мөр хасах бол Delete Row коммандыг өгнө. Мөн уг хуудсанд НХАТ (нийслэл хотын албан татвар), НӨАТ гэсэн татварын хоёр сонголт агуулагдана. Таны нэхэмжилж буй дүнд эдгээр татварууд орж байгаа эсэхээс хамаарч сонголтуудыг идэвхжүүлнэ.

    1. НӨАТ: Хэрэв НӨАТ (нэмэгдсэн өртгийн албан татвар) гэсэн талбарыг идэвхжүүлбэл тухайн төлбөрийн баримтанд НӨАТ-ийг тооцоолж, үндсэн барааны төлбөр дээр НӨАТ-ийг нэмэмгдэж харуулна. Эсрэг тохиолдолд НӨАТ-гүй үнээр төлбөрийн нэхэмжлэл үүснэ.
    2. НХАТ: Хэрэв НХАТ (нийслэл хотын албан татвар) гэсэн талбарыг идэвхжүүлбэл тухайн бараа үйлчилгээний төлбөр дээр НХАТ-ыг нэмж тооцоолон, төлбөрийн нэхэмжлэлийг үүсгэнэ. Энэ талаар дараах зурагт үзүүлэв.

Invoice хуудсанд Info sheet-нээс оруулсан компаниас хамаарч тамга тэмдэг, захирал нягтлан гарын үсэг бүхий зурган мэдээлэл автоматаар солигддог байдлааг загварчилсан болно.

Тамга тэмдэг, гарын үсэг бүхий зурган файл: Загварын Info sheet-нд оруулсан төлбөр нэхэмжлэгч компанийн тамга тэмдэг, захирал нягтлангийн гарын үсгийн мэдээллийг урьдчилан бэлтгэж, зааж өгсөн байршилд хадгална. Тамга тэмдэг болон гарын үсэг оруулах зурган файлын хэмжээг загварт дагалдаж очих болно. Зурган файл нь JPEG өргөтгөлтэй файл байх шаардлагатай.


Төлбөрийн нөхцөл

Invoice Manager загварыг 40,000 төгрөгөөр худалдаж байна. Энэ нь нэг компьютерт ашиглах Invoice Manager загварын үнэ юм. Invoice Manager суулгасан тухайн компьютер дээр хэдэн ч компанийн нэхэмжлэх үүсгэх процессыг автоматжуулах боломжтой.

Хөнгөлөлт: Хэрэв та нэг өдөрт 3 ба түүнээс дээш хэмжээний копмьютерт Invoice Manager загварыг худалдаж авсан нөхцөлд нэгжийн үнийг 30,000 төгрөгөөр тооцож, худалдан борлуулна.

Invoice Manager загварт лицензийн хугацаа гэж байхгүй. Харин үйлчилгээний шимтгэл авна. EXCEL.mn сайтаас дараах тохиолдолд төлбөртэй үйлчилгээг үзүүлнэ. Үүнд:

  1. Хэрэглэгч ашиглаж буй Invoice Manager загвартай буруу ажилласнаас шалтгаалж эвдэх, тооцооллыг буруу гаргадаг болгох зэргийг засаж, залруулах үед үйлчилгээний шимтгэл авагдана. Гэхдээ эхний 15 хоногийн хугацаанд ямар нэгэн алдаа гарсан тохиолдолд үнэ төлбөргүй засварлах үйлчилгээг үзүүлнэ.
  2. Invoice Manager ашиглаж буй тухайн компьютерийг форматалсан тохиолдолдInvoice Manager цэс ажиллахгүй болдог. Энэ тохиолдолд Invoice Manager цэсийг ажиллагаатай болгох үед үйлчилгээний шимтгэл авагдана.
  3. Хэрэв та Invoice Manager загварт ашиглагдах компанийн тамга тэмдэ, захирал нягтлангийн гарын үсгийн зурган файлыг биднээр бэлдүүлсэн нөхцөлд нэг компанид тутамд 5,000 төгрөгийн үйлчилгээний шимтгэл авах болно. Гэхдээ та энэхүү зурган файлыг өөрөө ч бэлдэж боловсруулж болно гэдгийг дахин хэлье.

Үйлчилгээний нэг удаагийн төлбөр 10,000 төгрөг байна.

Анхааруулга: Хэрэв та Invoice Manager загварыг худалдан авахыг хүсвэл Invoice Manager ашиглах компьютерийг сайтар судалж сонгоорой. Учир нь тухайн компьютерт суулгасан Invoice Manager загварыг өөр компьютерт шилжүүлэн суулгах үйлчилгээ байхгүй бөгөөд дахин шинээр худалдан авах шаардлагатай болдог. Иймээ та Invoice Manager суулгах компьтероо сайтар судалж сонгоорой.


Бидэнтэй холбогдох

Invoice Manager загвартай холбоотойгоор биднээс асууж тодруулах зүйл гарвал доорхи И-Мэйл хаяг болон утсаар холбогдоорой. Invoice Manager загварын видео танилцуулагыг ЭНД дарж үзээрэй.

1. И-Мэйл хаяг 1: excelmetrics@gmail.com

2. Харилцах утас №: 8888-0946

3. Facebook Page: www.facebook.com/excel.mn

4. Facebook Page: www.facebook.com/excelmetrics


 

Бусадтай хуваалцах

Хариулт үлдээх

Таны и-мэйл хаягийг нийтлэхгүй.

shares