САНХҮҮГИЙН ТАЙЛАН ДАХЬ EXCEL ЗАГВАРЧЛАЛ

За та бүхэндээ энэ өдрийн мэндийг хүргье. Өнөөдрийнхөө нийтлэлээр та бүхэнд “САНХҮҮГИЙН ТАЙЛАН ДАХЬ EXCEL ЗАГВАРЧЛАЛ” нэртэй семинарынхаа хүрээнд ерөнхий танилцуулагыг хийе гэж бодлоо. Бидний зохион байгуулах гэж буй семинар маань 2014 оны 3 дугаар сарын 1, 2-ны өдрүүдэд буюу ирэх хагас сайн өдөр, бүтэн сайн өдөр болох гэж байгаа талаар та бүхэн мэдээлэл авсан байх гэж бодож байна. Хэрэв та бүхэн энэ талаар мэдээлэл аваагүй байгаа бол “САНХҮҮГИЙН ТАЙЛАН ДАХЬ EXCEL ЗАГВАРЧЛАЛ” линкээр орж, семинарын талаарх мэдээллийг аваарай. Энэхүү семинараар санхүүгийн тайлан гаргах процессийг Excel программ дээр хэрхэн томьёолж загварчилдаг талаар та бүхэнд танилцуулах болно. Өөрөөр хэлбэл бидний өдөр тутам хийдэг анхан шатны гүйлгээнээс эхлээс ямар шат дамжилагатайгаар улирал, жил тутам өгдөг СТ(1-4 ) тайлан маань гардаг талаар өгүүлэх болно. Мөн бидний энэхүү семинарт загварт ашиглагдаж байгаа томьёо функцүүдийг хэрэглээний талаар давхар судлагдах болно. За ингээд зохион байгуулах гэж буй семинарынхаа агуулагыг та бүхэнд танилцуулья.

Санхүүгийн тайланг хэрхэн загварчлах талаар төлөвлөгөө

Энэ хэсэгт санхүүгийн тайланг Excel программ дээр загварчлах хэрэгцээ шаардлага, Excel программ дээр хийсэн санхүүгийн тайлангийн загварын давуу тал, сул талуудын талаар ярилцах болно. Мөн семинар дээр хийх гэж буй Excel санхүүгийн тайлангийн загварыг ямар дэс дараалалтайгаар загварчлах, загварчлах явцад юуг анхаарах, загварын сул тал, давуу талыг танилцуулах болно.

Загварчлалд ашиглагдах шаардлагатай форматуудыг бэлтгэх

Загварын форматыг семинар дээр нэг бүрчлэн бэлтгэх нь нэг талаас цаг хугацаа алдах, нөгөө талаас алдаа мадаг гарах эрсдэлтэй тул загварын урьдчилан бэлтгэсэн ерөнхий форматыг та бүхэнд файл хэлбэрээр тараах болно.

Бидний бэлтгэх Excel загвар үндсэн 7 хуудаснаас бүрдэнэ. Үүнд:

1. Дансны төлөвлөгөө агуулсан Sheet(Chart): Энэ хуудсанд загварт ашиглагдах дансны төлөвлөгөөг боловсруулах болно. Боловсруулсан дансны төлөвлөгөөний дагуу бидний санхүүгийн тайлангийн Excel загвар маань ажиллах болно. Гэхдээ та энэхүү загварын код болон дансны ангилалыг өөрийн хүссэн загвараар өөрчлөх боломжтой.
2. Ерөнхий журнал агуулсан Sheet(GL): Энэ хуудсанд ажил гүйлгээг бүртгэх талбар, дансны лавалгааны хэсгийг загварчлана. Мөн тухайн нэг дансны хуулга гаргах хэсгийг энэ хуудсанд боловсруулах болно. 
3. Данс нээх болон дансдын үлдэгдэл агуулсан Sheet(Acc): Энэ хуудсанд шинэ данс үүсгэх, дансны үлдэгдэл татах, мөнгөн гүйлгээг татах зэрэг загварчилалууд хийгдэнэ.
4. СТ1тайлангийн загварыг агуулсан Sheet(СТ1): Энэ хуудсанд СТ1 тайлан буюу балансын форматыг бэлтгэнэ.
   
5. СТ2 тайлангийн загварыг агуулсан Sheet(СТ2): Энэ хуудсанд СТ2 тайлан буюу орлого үр дүнгийн тайлангийн форматыг бэлтгэнэ.
6. СТ3 тайлангийн загварыг агуулсан Sheet(СТ3): Энэ хуудсанд СТ3 тайлан буюу өмчийн өөрчлөлтийн тайлангийн форматыг бэлтгэнэ.
   
7. СТ4 тайлангийн загварыг агуулсан Sheet(СТ4): Энэ хуудсанд СТ4 тайлан буюу мөнгөн гүйлгээний тайлангийн форматыг бэлтгэнэ.
   

Данс үүсгэх процессийг загварчлах

Загварт ашиглагдах дансыг үүсгэхдээ дансаны төлөвлөгөөний код болон санамсаргүй тоонд тулгуурлан данс үүсгэнэ. Ингэхдээ дансны нэр давхардсан эсэх, дансны дугаар давхарсдан эсэхийг хэрхэн яаж шалгах талаар загварчилна. Мөн давхардсан дансыг үндсэн дасны жагсаалтанд хэрхэн оруулахгүй байж болох талаар загварыг боловсруулна.

Зардлын дансны хувьд үүсгэсэн данс нь ерөнхий удирдалгын зардлын данс уу? эсвэл борлуулалт маркетингийн зардлын данс уу? гэдийг хэрхэн ялгаж, дансны үндсэн жагсаалтан оруулах талаар загварыг боловсруулна. Энэ хэсэгт бид IF, OR, AND, VLOOKUP, IFERROR, INDEX, MATCH, COUNTIF, LEFT, VALUE, RANDBETWEEN зэрэг функцүүдийг ашиглах болно.

Ерөнхий журнал болон дансдын хоорондын холболтыг загварчлах

Ерөнхий журналд бүртгэсэн гүйлгээг Acc хуудсан дахь дансдын жагсаалт руу татах процессийг томьёолно. Ингэхдээ гүйлгээ хийгдсэн өдөр, таталт хийж буй данс, мөнгөн гүйлгээ мөн эсэх, Дт болон Кт гүйлгээ зэрэг нөхцөлүүдийг тавьж таталтыг хийнэ. Энэ хэсэгт бид IFERROR, SUMIFS, SUMPRODUCT, ROW зэрэг функцүүд ашиглагдах болно.

Дансны хуулга гаргах процессийг загварчлах

Ерөнхий журналаас хуулга гаргах гэж буй данстай харьцсан бүх гүйлгээг шүүх замаар дансны хуулгыг тодорхойлно. Энэхүү загварчлалын асуудал нь Бид энэхүү загварыг хийхийн тулд IF, AND, OR, IFERROR, VLOOKUP зэрэг функцүүдийг ашиглана. Мөн загварын энэ хэсэгт FILTER комманд ашиглагдана.

Дансны лавалгааны хэсгийг загварчлах

Дансны лавалгаа гэдэг нь хэрэглэгч тухайн нэртэй данс таны загварт байгаа эсэх хэрэв байгаа бол ямар дансны дугаартай, ямар үлдэгдэлтэй байгаа эсэхийг тодорхойлох зорилгоор ашигладаг нэмэлт загвар юм. Энэ хэсэг нь яг таг санхүүгийн тайлан гаргах процесстой холбогдохгүй ч гэсэн гүйлгээ хийх явцад буруу зөрүү данс ашиглах, үүсгээгүй дансанд гүйлгээ хийх, цаг хугацаа алдах зэрэг эрсдлээс сэргийлэдэг.

Энэ хэсгийн томьёоллын цаад талд ямар процессууд явагдаж байгааг ойлгоход нилээдгүй төвөгтэй байдаг. Гэхдээ та бүхэн энэ хэсгээс айх хэрэггүй. Бид энэ хэсгийг загварчилахдаа OFFSET, INDIRECT, VLOOKUP, IF, IFERROR, ROW, MATCH зэрэг функцүүдийг ашиглах болно.

ЕД үлдэгдэлийг СТ (1-4) форматанд хөрвүүлэх загварчлал

Энэ хэсэгт Sheet(Acc)-д тодорхойлсон үлдэгдлийг СТ(1-4) форматанд хөрвүүлэх загварчлал хийгдэнэ. Энэхүү загварчилалд зөвхөн SUM, IF функц ашиглагдана. Хэдийгээр энэ хэсгэт хийгдэх томьёолол хялбархан боловч, гар ажиллагаа нэлээд шаардана. Энэ хэсгийн загварчилалын үндсэн түлхүүр хэсэг нь Ерөнхий дэвтэрийн код юм. Бид ерөнхий дэвтэрийн кодыг урьдчилан СТ форматын өгөгдөлд тохируулан байршуулна.

Санхүүгийн тайлан гаргах загвар файлыг динамикжуулах

Тайлан динамикжуулах процессийг дээрх загваруудтай хамт хийгдэж явах болно. Бидний санхүүгийн тайлан динамикжсанаар загварт мэдээлэл нэмэх, хасах зэрэг үйлдэл хийх үед бид бичсэн томьёонд дахин дахин засвар хийх шаардлагагүй болж ирнэ. Өөрөөр хэлбэл бидний бичсэн томъёо маань автоматаар шинэчлэгдэх болно. Доорх зураглалд гүйлгээ шивэх үед автоматаар хүснэгт үүсэх процессийг динамикжуулсан болно.