Мэдээлэл нэгтгэх техник-1

Зиак залуучууд амралтын өдрийн мэнд хүргье. Нэлээд хэд хоногийн өмнө, тодруулбал 2016.10.13-ны өдөр миний бие та бүхнээс мэдээлэл нэгтгэх талаар нэгэн асуулт асуусан билээ. Та бүхэн ч гэсэн өөр өөрийн мэддэг арга техникүүдийг санал болгосон. Миний бие энэ асуудлыг шийдэх талаар 5-аас 6 техник байгаа гэж хэлсэн болохоор өнөөдрийнхөө нийтлэлээр эхний арга техникийг танилцуулая. Мэдээлэл нэгтгэх эхний техник бол SUMIFS функц юм. Та бүхэн ч гэсэн энэ функцийн талаар мэдэж байгаа байх. Мэдэхгүй нэг нь ч байгаа байх. Тийм болохоор  нэг талаас SUMIFS функцийн хэрэглээний талаар, нөгөө талаас үүссэн асуудлыг хэрхэн шийдэж байгаа талаас нь энэхүү нийтлэлийг бичлээ. Зиак ингээд гол асуудалдаа орцгооё.

Үүссэн асуудал

Бидэнд дараах зурагт үзүүлсэн мэдээлэл өгөгдсөн байна.

Дээрх мэдээллийг ашиглаж теллер тус бүрийг борлуулалтын хэмжээг бүс тус бүрээр гаргах шаардлагатай болсон. Тодруулбал дараах зурагт үзүүлсэн хүснэгтийг бөглөх шаардлагатай гэсэн үг юм.

Асуудал шийдвэрлэсэн нь

Нэн тэргүүнд бидний хийх ажил бол өгөгдсөн мэдээлэлд давхардаагүй байдлаар хэдэн теллер, хэдэн бүс байгааг тодорхойлох ёстой. Үүнийг бид Data цэсний Remove Duplicates комманд ашиглаж шийднэ. Өөрөөр хэлбэл B баганын мэдээлэл, C баганын мэдээллийг өөр sheet дээр хуулж аваад Remove Duplicates коммандыг өгнө. Ингэснээр теллер талбар, бүс талбарын мэдээллын давхардал арилна. Жишээ болгож теллер талбарын давхардлыг арилгая.

Үүний тулд бид C баганын мэдээллийг өөр sheet дээр хуулна. Ингээд хуулсан мэдээллийг сонгоод Data цэснээс Remove Duplicates коммандыг өгнө. Үр дүнг дараах зурагт үзүүлэв.

Гэх мэтчилэнгээр бүс талбарын давхардлыг арилгана. Ингээд гарсан үр дүнгээр дараах хүснэгтийг бэлтгэнэ.

Хэрхэн яаж бэлтгэх нь таны ур чадварын асуудал болно байх. Өөрөөр хэлбэл мэдээллийг гараар зөөж өрөх, эсвэл тодорхой Excel арга техникийг ашиглаж хүснэгтийг бэлтгэнэ.

За ингээд дээрх хүснэгтийг бэлтгэсэн гэж үзье. Одоо A:E багана дахь мэдээллээс үүсгэсэн хүснэгтэнд мэдээлэл оруулая. Үүний тулд бид SUMIFS функцийг ашиглана. SUMIFS функц нь өгөгдсөн мэдээллээс нөхцөл шалгаж, нийлбэр тодорхойлох зориулалт бүхий функц юм.

SUMIFS Функц нь дараах хэлбэрээр бичигдэнэ. Үүнд:

Тэгвэл одоо SUMIFS функцийг ашиглаж бидэнд өгөгдсөн асуудлыг хэрхэн шийдэх талаар тайлбарлая.

Бидэнд өгөгдсөн мэдээлэл хоёр нөхцөл шалгаж нийлбэр тодорхойлох даалгавар байна. Жишээлбэл Зүүн бүс дэх Батжаргалын борлуулалтын хэмжээг тодорхойлоё гэвэл бид Батжаргал, Зүүн бүс гэсэн хоёр нөхцлийг B болон С багана дотроос хайж олно. Ингээд тухайн хоёр нөхцлийг хангасан мэдээлэлд харгалзах тоог E баганын тоон мэдээллүүдийн нийлбэрийг тодорхойлох явдал юм. Энэ асуудлыг шийдэх бидний эхний арга бол SUMIFS функц юм.

Тус томьёоллыг бичих эхний байршил бол H3 нүд байна. Тус нүдэнд дараах томьёоллыг бичнэ. Үүнд:

=SUMIFS(E1:E107,B1:B107,H2,C1:C107,G3)

1. SUMIFS функцийн эхний sum_range аргументад E1:E107 мужийг оруулна. Учир нь бид энэ мужаас өгөгдсөн нөхцлийн дагуу нийлбэрийг тодорхойлоно.
   
2. SUMIFS функцийн criteria_range1 аргументад B1:B107 мужийг оруулна. Энэ нь өгөгдсөн мэдээллийн бүс талбараас эхний нөхцлийг шалгана гэсэн илэрхийлэл юм.
3. Тус B1:B107 мужид тавих эхний нөхцөл бол H2 нүдний утга буюу “Зүүн бүс” гэсэн утга юм. Иймээс SUMIFS функцийн 3 дахь аргумент буюу criteria1 аргументад H2 нүдийг зааж өгнө. Ингэснээр бид эхний нөхцлийг SUMIFS функцэд оруучихлаа гэсэн үг юм. Одоо хоёр дахь нөхцлийг SUMIFS функцэд тодорхойлж өгнө.
4. SUMIFS функцийн criteria_range2 аргументад C1:C107 мужийг оруулна. Энэ нь өгөгдсөн мэдээллийн Теллер талбараас хоёр дахь нөхцлийг шалгана гэсэн илэрхийлэл юм.
5. Ингээд хоёр дахь нөхцөл буюу G3 нүдийг SUMIFS функцийн Criteria2 аргументад оруулна. Ингэснээр бидний хүссэн үр дүн H3 нүдэнд гарах болно. Үр дүнг дараах зурагт үзүүлэв.
   
6. Нэгэнт бид H3 нүдэнд эхний үр дүнг гаргасан учир бусад үр дүнгүүдийг Copy/Paste коммандын тусламжтайгаар хялбархан гаргаж болно. Гол нь H3 нүдэнд бичигдсэн шаардлагатай мужуудыг $ тэмдэгээр бэхэлсэн байх хэрэгтэй. Бэхэлгээ хийгдсэн томьёоллыг доор үзүүлэв.
   =SUMIFS($E$1:$E$107,$B$1:$B$107,H$2,$C$1:$C$107,$G3)
7. Зиак эцийн үр дүнг дараах зурагнуудад үзүүлэв.