Календарчилсан төлөвлөгөө буюу Gantt Chart хэрхэн хийх бэ?

Зиак юуны өмнө бүх бүсгүйчүүддээ Олон улсын эмэгтэйчүүдийн эрхийг хамгаалах өдрийн мэндийг хүргэе. Гадаа дулаараад, урин цаг наашилж байна.  Хавар юу хийх билээ гэж бодох санах зүйлгүй нэг том ажилтай болсоон. Өнгөрсөн жилээс хөдөө аж ахуйн салбарт хүчийг үзэж эхэлсэн. Үүнтэй уялдаад газар тариалангийн ажлын үйл ажиллагааны болоод санхүүгийн төлөвлөгөө гаргах шаардлагатай болсон.  Энэ ажлыг хийж гүйцэтгэхэд надад Excel, Агро хоёр маань байхад л хангалттай. Мэдээж санхүүгийн төлөвлөгөө гаргахын тулд үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг зайлашгүй гаргах шаардлагатай.  Иймээс миний бие үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг Gantt Chart буюу календарчилсан төлөвлөгөөний аргыг ашиглахаар шийдсэн. Яагаад гэвэл ажиллах хүчин, техникийн нөөц бололцоог зөв, оновчтой хувиарлахгүй бол маш их хэмжээний үргүй зардал гарна. Энэ бол өнгөрсөн жилийн туршлага.

Иймээс өнөөдрийнхөө нийтлэлээр календарчилсан төлөвлөгөөний Excel загварыг хэрхэн хийх талаар та бүхэндээ танилцуулах болно. Та бүхэнд ч гэсэн энэ аргачлалыг ашиглах хэрэгцээ шаардлага гарч магадгүй юм. Зиак ингээд өнөөдрийнхөө нийтлэлийг эхэлцгээе.

Gantt Chart загвар хийхийн тулд нэн тэргүүнд технологийн ажлын дарааллыг тодорхойлох ёстой. Миний бие жишээ болгож төмс тариалалтын технологийн ажлын дарааллыг ашиглахаар шийдлээ. Төмс тариалалтын хувьд ажлын дараалал дараах байдлаар хийгдэнэ.

Хэрэв та бүхэн энэхүү Gantt Chart-ийг дагаж хийхээр төлөвлөж байгаа бол дээрх зурагт үзүүлсний дагуу форматыг бэлтгэнэ гэсэн үг юм. Дараагийн алхамд F2 нүдэнд 1/1/2019 гэсэн огнооны мэдээлэл оруулна. Харин G2 нүдэнд =F2+1 гэсэн томъёоллыг оруулж, тус нүдний томъёог H2:NF2 нүд хүртэл хуулах буюу Copy/Paste үйлдлийг хийнэ. Өөрөөр хэлбэл 2019 оны 365 өдрийг F2:NF2 мужид оруулж өгөх үйлдлийг хийж байна. Энэ талаар дараах зурагт үзүүлэв.

F2:NF2 мужид бичигдсэн огнооны мэдээллыг зөвхөн өдрөөр харуулах шаардлагатай. Иймээс бид F2:NF2 мужийн огнооны форматыг өдрөөр харуулдаг огнооны форматад шилжүүлнэ. Үүний тулд бид F2:NF2 мужийг сонгож, хулганын баруун товчийг дарах замаар Format Cells цонхыг нээж, дараах зурагт үзүүлсэн тохиргоог хийж гүйцэтгэнэ.

Үүний үр дүнд F2:NF2 мужийн мэдээлэл дараах зурагт үзүүлсэн форматанд шилжинэ.

Дээрх F:NF баганын өргөнийг нарийсгаж, 1.86 болгох ба F2:NF16 мужийг хүснэгтэнд оруулна. Ингэснээр бидний боловсруулж буй загвар маань дараах хэлбэртэй болно.

Дараагийн алхамд C3 нүдэнд жишээ болгож 1/1/2019 гэсэн огноо оруулая. Тодруулбал Үрийн төмс тээвэрлэлтийг 1/1/2019 өдөр эхлэнэ гэж төлөвлөж байна. Гэхдээ энэ бол жишээ гэдгийг анхаараарай. Үүний дараагаар D3 нүдэнд дараах томъёоллыг бичиж оруулна.

=IF(ISBLANK(C3),” – “,IF(E3=0,C3,C3+E3-1))

D3 нүдэнд бичигдсэн томъёоллыг D4:D16 мужид хуулах буюу Copy/Paste үйлдлийг хийнэ. Үр дүнг дээрх зурагт үзүүлэв. Тус мужид бичигдсэн томъёо нь тухайн ажлын төлөвлөсөн эхлэх өдөр болон үргэжлэх хугацаа буюу өдөр гэсэн мэдээлэлд үндэслэн дуусах өдрийн тодорхойлж буй томъёолол юм.

Жишээлбэл бид үрийн төмс тээвэрлэлтийн эхлэх хугацааг 1/1/2019 гэж утга оруулсан бөгөөд 3 өдрийн турш энэ ажил үргэлжилнэ гэвэл бид E3 нүдэнд 3 гэсэн утгыг оруулна. Улмаар D3 нүдэнд 1/3/2019 гэсэн огноо үүснэ. Энэ талаар дараах зураг үзүүлэв.

Зиак эхний загварчлалын хэсэг ерөнхийдөө боллоо. Одоо загварчлалын 2 дахь хэсэг рүү ороё. Нэн тэргүүнд бид F3:NF16 мужийг сонгож, Home цэснээс Conditional Formatting/New Rule … коммандыг өгнө. 

Үүний үр дүнд New Formatting Rule цонх нээгдэх ба тус цонхноос Use a formula to determine which cells to format гэсэн сонголтыг хийж, Format values where this formula is true: талбарт дараах томъёоллыг бичиж оруулна.

=AND(NOT(ISBLANK($C3)),$C3<=F$2,$D3>=F$2)

Conditional Formatting хэрэгсэлд ашиглаж буй дээрх томъёолол нь эхлэх болон дуусах огнооны хооронд дахь өдрүүдийг тодорхойлж буй томъёолол юм. Үүний дараагаар New Formatting Rule цонхноос Format… товчийг дарж, үүсэх Format Cells цонхноос дараах зурагт үзүүлсэн тохиргоог хийж өгнө.

Ингээд Ok коммандыг өгч, New Formatting Rule цонхыг хааснаар бидний Gantt Chart дараах хэлбэртэй болсон байна. Үр дүнг дараах зурагт үзүүлэв.

Өөрөөр хэлбэл Үрийн төмс тээвэрлэлтийн ажил 1/1/2019-нээс 1/3/2019 хүртэл 3 өдөр явагдана гэдгийг F:NF багананд шараар тэмдэглэж харуулж байна. Хэрэв бид төлөвлөсөн хугацааг 1/2/2019-өөс 5 өдөр үргэлжилнэ гэвэл C3 нүдэнд 1/2/2019, E3 нүдэнд 5 гэсэн утгуудыг оруулна. Үр дүнг дараах зурагт үзүүлэв.

Гэх мэтчлэнгээр хийгдэх ажлуудын эхлэх хугацаа, үргэлжлэх хугацааг C болон E багануудад оруулж өгөх замаар Gantt Chart-ийг үүсгэнэ. Жишээ болгож өөрийн хийсэн Gantt Chart-ний зургийг оруулав.

Та бүхэн дээрх зааварын дагуу өөрийн ажил мэргэжилд тохирох Gantt Chart-ийг үүсгээрэй. Та бүхэнд амжилт хүсье.  Эмэгтэйчүүдэд нь сайхан баярлаарай гэж хүсье. Эрэгтэйчүүдэд нь эхнэр эсвэл найз бүсгүйчүүдээ сайхан баярлуулаарай гэж хүсэн ерөөе.